國際外賓約訪作業之規劃包含相關資料搜集、來訪行程安排、來訪接待及結案呈核等。

一、 資料搜集

為求行程安排臻至妥善,承辦單位應權衡狀況主動搜集以下資料:

1. 外賓個人資料:含簡歷、來訪使用語言、與本校先前交流紀錄。

2. 外賓所屬單位:含單位簡介、兩校之交流紀錄。

3. 確認外賓來臺期間、目的及邀請單位。

4. 外賓約訪本校之日期、時間、與會師長、交通方式、行程特殊需求;若有需安排餐宴,另需瞭解外賓有無特別之飲食偏好或禁忌;

. 行程安排

綜合所搜集之資料,初步規劃行程內容、接待單位、時間及地點,協調聯繫各相關單位後,由承辦單位回報代表外賓之聯絡窗口(國際處)後定案。

行程內容可為人員拜訪、單位參訪、校園參訪、會談、演講或簽約典禮,可為單一或為複合型式。安排時,可參考國際外賓蒞校行程表範例

. 接待

當日工作人員宜注意服裝、儀態及態度,確認備妥無誤後,準時到約定地點迎接導引並紀錄或照相。

. 結案

依本校高雄醫學大學接待國際外賓蒞校標準作業程序接待外賓活動紀錄請將相關結案資料及照片備檔至國際處-學術組外賓接待負責人留存以利追踪後續工作,如簽約、互訪及合作等。

參考附件

高雄醫學大學接待國際外賓蒞校標準作業程序

國際外賓蒞校行程表-範例

國際外賓蒞校師長會議座談標準化流程

校內聯絡窗口及相關資訊

國際外賓約訪資料表